Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Trước hết để thành lập văn phòng đại diện chúng ta cần tìm hiểu xem văn phòng đại diện là gì? Chức năng của nó như thế nào? Thành phần hồ sơ gồm những gì? Trình tự thủ tục ra làm sao? Để trả lời cho những câu hỏi này kính mời quý khách hàng tham khảo bài viết dưới đây của chúng tôi.

Văn phòng đại diện là gì?

1. Khái niệm văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

2. Ưu điểm và nhược điểm của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện có con dấu và giấy chứng nhận hoạt động riêng để phục vụ các hoạt động nội bộ như ký kết hợp đồng lao động với nhân viên.

Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh nên không được ký kết các hợp đồng thương mại với khách hàng cũng như đối tác. Do đó không phải chịu các khoản thuế theo quy định của pháp luật.

Văn phòng đại diện có chức năng chính quảng bá thương hiệu cũng như tìm kiếm khách hàng cho doanh nghiệp. Phù hợp với các ngành nghề dịch vụ như xuất khẩu lao động, tư vấn du học, du lịch…

Văn phòng đại diện có thể được thành lập cùng hoặc khác tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đóng trụ sở.

Những lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện

Khi thành lập văn phòng đại diện doanh nghiệp cần lưu ý nhưng nội dung sau:

1. Tên văn phòng đại diện

Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.

Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.

2. Địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện

Phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

3. Người đứng đầu văn phòng đại diện

Các trường hợp không được làm người đứng đầu văn phòng đại diện bao gồm:

– Cán bộ, công chức theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức;

– Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam;

– Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong các doanh nghiệp 100% vốn sở hữu nhà nước, trừ những người được cử làm đại diện theo uỷ quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác;

– Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự;

– Người đang chấp hành hình phạt tù hoặc đang bị Tòa án cấm hành nghề kinh doanh;

– Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật về phá sản.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

– Thông báo thành lập văn phòng đại diện;

– Quyết định về việc thành lập văn phòng đại diện của hội đồng thành viên (đối với Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên), của chủ sở hữu (đối với Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên), của các thành viên hợp danh (đối với Công ty hợp danh), của đại hội đồng cổ đông (đối với Công ty cổ phần);

– Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của hội đồng thành viên (đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên), của chủ sở hữu (đối với Công ty TNHH một thành viên), của các thành viên hợp danh (đối với Công ty hợp danh), của đại hội đồng cổ đông (đối với Công ty cổ phần);

– Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không phải là người đại diện theo pháp luật, cổ đông, thành viên hoặc chủ sở hữu doanh nghiệp;

– Bản sao chứng thực giấy tờ cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện;

– Bản sao chứng thực giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;

– Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện.

=>>> Tham khảo bài viết: Thủ tục thành lập chi nhánh

Trình tự các bước nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Bước 1: Soạn thảo hồ sơ

Doanh nghiệp soạn hồ sơ theo mẫu hướng dẫn nêu trên, tùy thuộc vào loại hình công ty mà hồ sơ thành lập văn phòng đại diện sẽ có những điểm khác nhau riêng biệt.

Bước 2: Nộp hồ sơ online

Doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Để đảm bảo hồ sơ được giải quyết nhanh chóng, doanh nghiệp nên theo dõi phản hồi của chuyên viên để bổ sung kịp thời (nếu có).

Bước 3: Nhận kết quả

Sau khi có thông báo hồ sơ đã hợp lệ doanh nghiệp liên hệ với Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp mở văn phòng đại diện để nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

Bước 4: Khắc dấu văn phòng đại diện

Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp liên hệ với các tổ chức khắc dấu để tiến hành khắc dấu cho văn phòng đại diện.

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của Luật Gia Long

1. Thời gian hoàn thành công việc

Thời gian thành lập văn phòng đại diện tại Luật Gia Long được tính bắt đầu từ khi khách hàng cung cấp đầy đủ hồ sơ như sau:

– Thời gian soạn thảo hồ sơ: 01 ngày làm việc;

– Thời gian nộp hồ sơ online: 01 ngày làm việc;

– Thời gian nhận kết quả Giấy chứng nhân đăng ký hoạt động: 03 ngày làm việc;

– Thời gian khắc dấu: 01 ngày làm việc.

Như vậy tổng thời gian để hoàn thành là 06 ngày làm việc.

2. Liên hệ với chúng tôi bằng cách nào?

Nếu quý khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của chúng tôi. Hãy liên hệ theo thông tin sau đây:

– Hotline: 0352.276.247 (tư vấn 24/7);

– Email: info@luatgialong.vn;

– Zalo: 0944.968.222 (online 24/7).

Luật Gia Long luôn hân hạnh được phục vụ quý khách hàng. Chỉ cần quý khách hàng gửi niềm tin chúng tôi sẽ trao lại sự uy tín, cũng như nhiệt tình, tận tâm trong công việc. Đảm bảo quý khách hàng sẽ hài lòng khi sử dụng dịch vụ của Luật Gia Long.